När distansarbete har blivit den nya normen tillbringar vi allt mer tid i digitala möten. Men vad är ett bra digitalt möte och vad ska man tänka på? Vi listar sju viktiga saker som är bra att ha koll på för att få till mänskligare digitala möten.

Är du också helt utmattad efter ännu en arbetsdag fylld med videomöten? Du är inte ensam. Sedan Folkhälsomyndigheten började rekommendera distansarbete har antalet digitala möten exploderat. Och avsett om det rör sig om ett arbetsmöte, en workshop eller ett seminarium tenderar många videokonferensmöten att flyta ihop.

Men precis som ett arbetsmöte och ett seminarium är väsensskilda i form och upplägg i den fysiska världen, behöver skillnaderna bli tydligare mellan olika mötesformer på nätet.

Människor försöker alltid ha ögonkontakt vid samtal. Vi försöker i vår forskning se hur vi kan få till blicken så att det känns som att deltagarna tittar varandra i ögonen.

Jens Edlund, forskare på KTH

Förstå den digitala mötespsykologin

Jens Edlund är forskare vid avdelningen för tal, musik och hörsel på Kungliga Tekniska Högskolan, KTH. Han är också ansvarig för forskningsprojektet ”Ögonkontakt i samtal” och deltar i flera digitaliseringsstudier som KTH har dragit igång i spåren av coronapandemin.

– Hundratusentals människor håller på att lära sig mer om videokonferenstjänster och hur det fungerar. Omställningen mot fler digitala möten som vi har pratat om i 20 år genomförs nu i rekordfart på grund av covid-19, säger han.

Jens Edlund ser att många skulle behöva en större förståelse för teknikens begränsningar, och vad man ska tänka på för att få ut mer av videomötena oavsett om det handlar om ett arbetsmöte eller en föreläsning. För dem med bredband ger videomöten så mycket större möjligheter än bara ljud. Men all funktionalitet används inte.

Så skapar du en lyckad föreläsning online

Ska du hålla en föreläsning på nätet och tänkte ta samma som du brukar köra vid fysiska möten? Då kan det vara läge att tänka om. Få tips om vad du bör tänka på för att anpassa din presentation för nätet.

– Tekniken var sämre förut, och därför lever många kvar med låga förväntningar på vad vi kan göra på digitala möten. Men tekniken har utvecklats och vi kan göra så mycket mer för att utnyttja det faktum att vi faktiskt kan se varandra.

Använd kameran för att skapa närvaro

En grundläggande åtgärd för att skapa en större känsla av närvaro är att alla mötesdeltagare har sin kamera påslagen. Precis som vid ett fysiskt möte vill de andra deltagarna se ditt ansikte och få en uppfattning om vem du är och hur du reagerar på det andra säger. Se alltså till att ställa in datorn så att ansiktet syns rakt framifrån, att du inte sitter i motljus och har en lugn bakgrund.

– Människan försöker alltid ha ögonkontakt vid samtal, och ögonkontakt har stor betydelse för mänsklig kommunikation. Under samtal har vi omväxlande ögonkontakt med dem vi pratar med. Vi försöker i vår forskning se hur vi kan få till blicken under videosamtal så att det känns som att deltagarna verkligen tittar varandra i ögonen, säger Jens Edlund.

Skapa närvaro med bakgrundsljud

Ett annat sätt att skapa närvaro i det digitala rummet är att tillåta bakgrundsljud. Jens Edlund har ofta möten med 25 deltagare eller fler.

– Precis som i ett vanligt möte hör man harklingar och hostningar, men det gör mycket för stämningen och för känslan för den som talar att kunna uppfatta deltagarnas reaktioner på det som sägs eller visas.

En nackdel med videomöten är att det fortfarande finns en viss teknisk begränsning som gör att ljudet kan komma med en viss fördröjning. Det kan leda till osäkerhet om vem som ska tala och när. Då kan det vara bra antingen att ha satt regler för turtagning från början eller ha en mötesledare som fördelar ordet.

– Det är stora skillnader i turtagningen i ett videomöte och ett fysiskt samtal. Men jag tycker mig märka att folk börjar vänja sig mer och mer, säger Jens Edlund.

Lätt att bli missförstådd

Måns Jonasson är internetexpert på Internetstiftelsen. Han konstaterar att det tar tid att lära sig nya saker och verktyg. Ett exempel är att det fortfarande är svårt att tolka nyanser och känslor i textform. Det är en orsak till varför det finns emojier som förstärkare när vi skriver korta meddelanden till varandra.

– Det är viktigt att förstå hur lätt vi människor missförstår varandra när vi inte ses och får hela bilden. I digitala möten behöver du lära dig att prata lite långsammare, artikulera mer och le mer – alltså överdriva det vi tar för givet i mellanmänsklig kommunikation.

När det gäller möten som behöver gå lite snabbare och vara rappare, som vid brainstorming eller andra kreativa möten, anser Måns att det blir tydligt att dagens digitala lösningar har begränsningar.

Det blir sällan riktigt bra "flow" i videomöten eftersom de dras med viss fördröjning.

Måns Jonasson, internetexpert på Internetstiftelsen.

– Det blir sällan ett riktigt bra "flow" i videomöten eftersom de fortfarande dras med en viss fördröjning. Det gör det svårt med snabba ordväxlingar, så den typen av möten föredrar jag faktiskt att ta över vanlig telefon.

Coronapandemin med distansarbete och distansstudier har gjort att antalet deltagare på videmöten har skjutit i höjden. När allt fler arrangerar och deltar i digitala möten blir kvaliteten på mötena snabbt bättre. Det leder det till att vi kan lägga mindre tid på teknik, struktur och formalia, och mer på innehållet i mötena. Men det finns alltid anledning att se över dina mötesrutiner. Först när grunden är lagd och du anpassar formen utifrån de förutsättningar som det digitala mötet har, går det att få till de där energigivande mänskliga mötena.