När många föreläsningar och möten blir digitala använder många samma material, trots att det är helt andra mekanismer gäller online. Struktur, tempo och en aktiv moderator är kärnan för att få till ett bra digitalt möte.

Tänk dig en föreläsning eller workshop där nästan alla deltagare dyker upp i sista sekunden, men de sitter bakom ett svart skynke, så du har ingen koll på vilka som är där eller hur de uppfattar det som sägs. Dessutom hörs inte ett knyst från deltagarna under hela mötet. Det är som ett enda stort tomrum.

Så ser det ut i många digitala mötesrum idag. Och bristen på närvarokänsla bidrar till att många digitala möten upplevs som energilösa och dränerande. Men det går att ändra på.

Snabb omställning med många nybörjare

Beata Wickbom är expert på digitalisering, flitigt anlitad föreläsare och utsedd till årets moderator 2019. Hon har på kort tid fått ställa om sin verksamhet från att prata på fysiska konferenser till att hjälpa företag med sin digitalisering. Hon anser att det är viktigt att ha förståelse för att vi är många som på kort tid tvingats in på digitala plattformar som vi inte är vana vid att hantera.

–Vi har en brant inlärningskurva med många nybörjare både när det gäller att leda videokonferensmöten och att delta. Det gör att vi också nu i början måste göra utrymme för till exempel en teknikcheck innan mötet och skapa tillit så att alla deltagarna blir bekväma med att delta digitalt.

Beata Wickbom, expert på digitalisering och föreläser om digitala möten.

Stort intresse för digital möteskunskap

Hela mötesbranschen har drabbats stort eftersom de flesta konferenser, möten och kurser har ställts in eller skjutits upp. Men behovet av att få hjälp i omställningen mot fler digitala möten är också stort. Det visar inte minst det stora intresset för hur man håller digitala möten

En annan aktör som märkt av det ökade intresset är bröderna Erik och Fredrik Mattsson på Ordrum, ett företag som utbildar bland annat i mötesledning och presentationsteknik. Från att nästan enbart utbildat för det fysiska mötesrummen är uppdragen idag helt inriktade på att utbildningar om hur man håller bättre digitala möten.

–Eftersom kommunikationen i det virtuella mötet är kraftigt beskuren måste man vara extra noga med det som kommuniceras. Medan det fysiska mötet kan räddas genom gruppdiskussioner, spontana lunchsamtal och fantastiska efterrättsbufféer, så står och faller det virtuella mötet ofta med mötesledarens prestation, säger Erik Mattsson.

Porträtt Erik Mattsson
Erik Mattsson på Ordrum utbildar i digitala möten.

Video ger ökad närvaro

Ett bra grundtips för att öka närvarokänslan för alla som deltar i mötet är att deltagarna slår på sin kamera. Möjligheten att se varandras ansikten ger en helt annan närvarokänsla. Det gör både att den som talar och håller i mötet har möjlighet att tolka deltagarnas kroppsspråk, och att den som deltar behöver visa sin närvaro i rummet.

Få fler tips på vad du ska tänka på för att se bra ut i videomöten från Jenny Liljestrand på Goto 10, Internetstiftelsens mötesplats för kunskapsutbyten och innovation.

Skapa utrymme för småprat

Beata Wickbom pratar om vikten av pauser och mellanrum – både i själva mötet – men också inför och efter de digitala mötena. Det handlar om den typen av småprat som sker i kapprummet eller i korridoren vid fysiska möten och event, och som du som mötesarrangör kan planera för genom att öppna det digitala mötesrummet tidigare och själv vara på plats lite tidigare. Det hjälper till att bygga närvaro och tillit med gruppen inför mötet.

Tempo och variation för bättre möten

Struktur, tempo och variation är särskilt viktigt för att skapa dynamik och energi i digitala möten. Det gör att rollen som mötesledare bli ännu viktigare för att få och behålla deltagarnas fokus under mötet. Från att ha varit fullbokad som talare på scen består Beata Wickboms vardag numer av att utbilda företag och organisationer i den digitala omställningen.

– Tempot och kvaliteten på samtalet måste bli annorlunda för att du ska bli engagerad online. Som mötesledare behöver du jobba med röstläget och tänka som en barnprogramledare som behöver gå igenom rutan. De flesta möten handlar om att få till samtal och inte en presentation. Och då måste du skapa en agenda som innehåller mycket variation, säger hon.

Tydligare styrning från mötesledaren

Som mötesledare är det också viktigt att få fokus från deltagarna och jobba med att få alla att känna sig inkluderade. Det gör Beata Wickbom genom att använda deltagarnas förnamn, fördela ordet och hela tiden komma tillbaka till syftet för mötet.

Enligt Fredrik Matsson blir mötesledarens uppdrag mer som att vara moderator inför en stor publik, även om det bara är en mindre arbetsgrupp som deltar. Det betyder mer planering inför mötet, ett tydligare körschema med tempoväxlingar och tydligare styrning av vem som får ordet och hur länge någon får prata.

–Det är olika saker att leda ett litet fysiskt möte och ett stort fysiskt möte. Men att leda ett digitalt möte är mycket jobbigare och kräver mycket mer. Det är mer likt att leda ett stort fysiskt möte, säger han.

Utnyttja mötet för dialog

Beata Wickbom tycker att man kan inspireras från idén om flippat klassrum där eleverna har förberett sig inför lektionen och sedan utnyttjar den gemensamma tiden för dialog och diskussion.

På samma sätt kan man låta deltagarna titta på en film eller läsa en text innan mötet och ägna själva mötestiden till dialog och interaktivitet. Och Beata Wickbom uppmuntrar fler oväntade grepp och överraskningar i de digitala mötesrummen.

–Jag tycker att vi ska sträva efter att skapa roligare möten som sporrar kreativiteten. Se till att anpassa formatet så att det blir ett samtal snarare än en dragning och att det är någon som bara pratar och pratar. Det går att göra möten till något mötesdeltagarna längtar efter.

Men det gäller också att ha tålamod och inse att alla inte kan bli experter på digitala möten direkt.

–Vi har övat på fysiska möten hur länge som helst. Nu kastar vi oss in i ny teknik och förväntar oss att det ska funka direkt, säger Fredrik Mattsson.

Tips för bättre digitala möten

  • Var tydlig med syfte, upplägg, och vad deltagarna förväntas bidra med redan i inbjudan till mötet.
  • Teknikcheck. Hjälp alla deltagare att få till tekniken, bild och ljud. Tipsa också hur de ska placera datorn för bästa upplevelse.
  • Repetera mötets agenda för deltagarna, förklara upplägg, hur lång tid olika moment tar och hur chatten ska användas.
  • Snabb check-in till exempel via appen Menti.com.
  • Se till att mötet innehåller variation och tempoväxlingar.
  • Planera för interaktivitet och dialog.
  • Sammanfattning och checkout – blev det som förväntat?
  • Håll tiden!

Tips för mötesledare

  • Bestäm syftet med mötet: är det ett beslutsmöte, informationsmöte eller ett diskussionsmöte?
  • Ha ett tydlig detaljerat körschema med inplanerade tempoväxlingar och många pauser. Man blir tröttare av ett digitalt möte än i ett fysiskt.
  • Ta gärna med något roligt och oväntat som gör att just ditt möte sticker ut.
  • Det behövs ofta fler roller i digitala möten; som en person som antecknar, en som håller koll på chatten och en som modererar.
  • Öva.
  • Håll tiden!