En nyttokalkyl kan handla om ekonomiska besparingar, effektiviseringar, tidsvinster, förtroende, demokrati eller nya, ytterligare eller utökade användningar. Genom att systematiskt följa upp hur data används kan kommunen eller regionen visa på konkreta resultat och skapa ett starkare stöd för nästa steg i utvecklingen.

Det gäller både för:

• Öppen data – fritt tillgänglig för alla att använda och återanvända. Här ligger nyttan ofta i innovation, transparens och brett samhällsvärde.
• Delad data – tillgänglig för utvalda aktörer under vissa villkor, ofta genom avtal eller samverkanslösningar. Här ligger nyttan ofta i effektivisering, minskad dubbelrapportering och bättre informationsförsörjning mellan organisationer.

Att kunna beskriva och beräkna nyttan för båda formerna är centralt.

Bra roller att involvera

• Analytiker/utvecklingsstrateg – mäter nyttan, samlar återkoppling och gör nyttokalkyler.
• Verksamhetsrepresentant – bidrar med exempel på användning och effekter i praktiken.
• Kommunikationsavdelning – sprider goda exempel och resultat.
• Ledning/politisk nivå – tar del av nyttokalkylen och fattar beslut om nästa satsningar.
• Metadata-/Öppna data-/informationsstrateg – samordnar arbetet och paketerar resultaten.

Hitta mallar och verktyg

Det finns flera etablerade mallar och verktyg som kan användas för nyttokalkyler, både för öppen data och delad data. Nationella Dataverkstaden (NDV) arbetar med att vidareutveckla egna stödmaterial och mallar för nyttokalkyler kopplade till både delad data och öppen data. Utöver det finns det också flertalet andra bra källor till mallar och verktyg. Håll utkik på hemsidan under avsnittet Verktygslåda. Dessa varianter är lämpliga för öppen och delad data.

• Nationella dataverkstadens verktygslåda – se hemsidan
• Inera – modell i nio steg med Excel-mall för nyttorealisering, särskilt användbar för delad data och gemensamma lösningar.
• SKR – stödmaterial för kommuner och regioner, med exempel på nyttokalkyler för både öppna data och samverkanslösningar.
• DIGG – vägledningar och verktyg för nyttorealisering.
• Exempel från kommuner – t.ex. Nacka kommun har utvecklat egna metodstöd, ofta kombinerat med Ineras mallar.

Gör en nyttokalkyl

Utgå från en mall och förslagen på frågeställningarna. Ta också hänsyn till de övergripande strategier och inriktningar som styr er verksamhet. Fundera över följande:

• Tidsvinster: Hur mycket snabbare går arbetet med tillgängliggjord delad data eller öppen data?
• Effektiviseringar: Har dubbelarbete eller manuell hantering minskat?
• Ekonomisk nytta: Finns det direkta eller indireta besparingar?
• Samhällsnytta: Har data bidragit till transparens, medborgardialog, hållbarhet eller innovation?
• Interorganisatorisk nytta: För delad data – har samverkan inom eller mellan organisation/organisationer förbättrats?

Kommunicera värdet

Ta tillfället i akt att visa på möjligheterna med datadelning, både internt och externt.

• Dela med er internt och visa vad ni har gjort, varför och hur det kommer verksamheten tillgodo.
• Dokumentera goda exempel på återanvändning av både öppen och delad data.
• Kommunicera ert arbete och resultat för att inspirera andra.
• Använd resultaten i dialog med ledning och politiker för att motivera fler satsningar.

Följ upp återanvändning

Det är viktigt och intressant att ta del av hur den data ni delar med er av används. Det ger viktiga insikter i hur ni kan justera de datamängder ni har publicerat och få input till hur ni kan planera för hur ni ska utforma kommande datamängder.

• Vilka använder datamängderna? (invånare, företag, forskare, andra myndigheter, samverkansparter)
• Till vad används de? (appar, visualiseringar, rapporter, beslutsstöd, interna processer)
• Finns innovationer eller nya tjänster som byggts med datan?
• Gäller det öppen eller delad data? Det påverkar spridningen och hur nyttan ska beskrivas.

Checklista för steg 4

✔ Har vi följt upp vem som använder publicerad data och till vad?
✔ Har vi identifierat nyttor för både öppna data och delad data?
✔ Har vi beräknat tidsvinster, effektiviseringar och samhällsnytta?
✔ Har vi dokumenterat och delat goda exempel?
✔ Har vi kommunicerat resultaten internt och externt?
✔ Har nyttokalkylen använts som underlag för nya beslut?
✔ Har vi använt någon mall eller verktyg för nyttokalkyl (och behöver vi stöd från NDV)?

Med en tydlig nyttokalkyl för både delad data och öppna data kan organisationen visa resultat, bygga förtroende och skapa en långsiktig strategi för datadriven utveckling.