När många föreläsningar och möten blir digitala använder många samma upplägg som för fysiska möten, trots att det är helt andra mekanismer som gäller online. Struktur, tempo och en aktiv moderator är kärnan för att få till ett bra digitalt möte.

Tänk dig en föreläsning eller workshop där nästan alla deltagare dyker upp i sista sekunden, men de sitter bakom ett svart skynke, så du har ingen koll på vilka som är där eller hur de uppfattar det som sägs. Dessutom hörs inte ett knyst från deltagarna under hela mötet. Det är som ett enda stort tomrum.

Så ser det fortfarande ut på många digitala föreläsningar idag – trots att distansarbete har blivit vardag med coronapandemin. Och bristen på närvarokänsla bidrar till att många digitala möten upplevs som energilösa och dränerande. Men det går att ändra på.

Större skillnader i kvalitet mellan digitala möten

Beata Wickbom är expert på digitalisering, flitigt anlitad föreläsare och utsedd till årets moderator 2019. Sedan coronapandemin har hon ställt om sin verksamhet från att prata på fysiska konferenser till att hjälpa företag med digitala föreläsningar, mötesdesign och att skapa meningsfulla möten. Efter över ett år med digitala mötesformer som enda alternativet ser hon stora förändringar i hur digitala möten genomförs.

– Många gör det riktigt bra. Det vi ser nu är fler har förstått att digitala möten kan bli väldigt bra, men det är också en ojämn nivå mellan dem som lägger mycket tid på att utforma riktigt bra möten med upplevelsedesign och andra som tror att det bara räcker att använda de digitala mötesverktygen för att det ska bli bra.

Stort intresse för digital möteskunskap

En annan aktör som märkt av det ökade intresset är bröderna Erik och Fredrik Mattsson på Ordrum, ett företag som utbildar bland annat i mötesledning och presentationsteknik. Från att nästan enbart utbildat för det fysiska mötesrummen är uppdragen idag helt inriktade på att utbildningar om hur man håller bättre digitala möten.

– Eftersom kommunikationen i det virtuella mötet är kraftigt beskuren måste man vara extra noga med det som kommuniceras. Medan det fysiska mötet kan räddas genom gruppdiskussioner, spontana lunchsamtal och fantastiska efterrättsbufféer, så står och faller det virtuella mötet ofta med mötesledarens prestation, säger Erik Mattsson.

Video ger ökad närvaro

Ett bra grundtips för att öka närvarokänslan för alla som deltar i mötet är att deltagarna slår på sin kamera. Möjligheten att se varandras ansikten ger en helt annan närvarokänsla. Det gör både att den som talar och håller i mötet har möjlighet att tolka deltagarnas kroppsspråk, och att den som deltar behöver visa sin närvaro i rummet.

Skapa utrymme för småprat

Beata Wickbom pratar om vikten av pauser och mellanrum – både i själva mötet – men också inför och efter de digitala mötena. Det handlar om den typen av småprat som sker i kapprummet eller i korridoren vid fysiska möten och event, och som du som mötesarrangör kan planera för genom att öppna det digitala mötesrummet tidigare och själv vara på plats lite tidigare. Det hjälper till att bygga närvaro och tillit med gruppen inför mötet. Hon förespråkar även att ge deltagarna möjlighet att hälsa på varandra i mindre grupprum några minuter i början av mötet.

Tempo och variation för bättre samtal

Struktur, tempo och variation är särskilt viktigt för att skapa dynamik och energi i digitala möten. Det gör att rollen som mötesledare bli ännu viktigare för att få och behålla deltagarnas fokus under mötet. Från att ha varit fullbokad som talare på scen består Beata Wickboms vardag numer av att utbilda företag och organisationer i den digitala omställningen.

– Tempot och kvaliteten på samtalet måste bli annorlunda för att du ska bli engagerad online. Som mötesledare behöver du jobba med röstläget och tänka som en barnprogramledare som behöver gå igenom rutan. De flesta möten handlar om att få till samtal och inte en presentation. Och då måste du skapa en agenda som innehåller mycket variation, säger hon.

Tydligare styrning från mötesledaren

Som mötesledare är det också viktigt att få fokus från deltagarna och jobba med att få alla att känna sig inkluderade. Det gör Beata Wickbom genom att använda deltagarnas förnamn, fördela ordet och hela tiden komma tillbaka till syftet för mötet.

Enligt Fredrik Mattsson blir mötesledarens uppdrag mer som att vara moderator inför en stor publik, även om det bara är en mindre arbetsgrupp som deltar. Det betyder mer planering inför mötet, ett tydligare körschema med tempoväxlingar och tydligare styrning av vem som får ordet och hur länge någon får prata.

– Det är olika saker att leda ett litet fysiskt möte och ett stort fysiskt möte. Men att leda ett digitalt möte är mycket jobbigare och kräver mycket mer. Det är mer likt att leda ett stort fysiskt möte, säger han.

Utnyttja mötet för dialog

Beata Wickbom tycker att man kan inspireras från idén om flippat klassrum där eleverna har förberett sig inför lektionen och sedan utnyttjar den gemensamma tiden för dialog och diskussion.

På samma sätt kan man låta deltagarna titta på en film eller läsa en text innan mötet och ägna själva mötestiden till dialog och interaktivitet. Och Beata Wickbom uppmuntrar fler oväntade grepp och överraskningar i de digitala mötesrummen.

– Jag tycker att vi ska sträva efter att skapa roligare möten som sporrar kreativiteten. Se till att anpassa formatet så att det blir ett samtal snarare än en dragning och att det är någon som bara pratar och pratar. Det går att göra möten till något mötesdeltagarna längtar efter.

Hur kombinerar man det bästa av digitala och fysiska föreläsningar och möten?

Hela mötesbranschen drabbades stort av coronapandemin, men behovet av att få hjälp i att ställa om till de nya modellerna för möten när det går att träffas fysiskt igen är stor.

– Det är en enorm efterfrågan på det som blir det nya normala – det digifysiska, eller det paradoxala som jag pratar om. Det ska kombinera av det bästa av det fysiska och det digitala och kombinera snabbt tempo och djupa samtal, säger Beata Wickbom.

– Efter pandemin kommer vi förstås att se fler fysiska möten igen men också fler hybridmöten, som samtidigt är både fysiska och digitala. Det är en ytterligare utmaning för mötesledaren att ha deltagare fysiskt på plats – och digitalt. Vill vi bli bra på den mötesformen måste vi återigen träna, precis som när det gäller all annan kommunikation. Den digitala mötesverkligheten är här för att stanna, säger Fredrik Mattsson.