När distansarbete har blivit den nya normen tillbringar vi allt mer tid i digitala möten. Men vad är ett bra digitalt möte och vad ska man tänka på? Vi listar viktiga saker som är bra att ha koll på för att få till mänskligare digitala möten.

Är du också helt utmattad efter ännu en arbetsdag fylld med videomöten? Du är inte ensam. Sedan Folkhälsomyndigheten började rekommendera distansarbete har antalet digitala möten exploderat. Och avsett om det rör sig om ett arbetsmöte, en workshop eller ett seminarium tenderar många videokonferensmöten att flyta ihop och bli ganska lika.

Men precis som ett arbetsmöte och ett seminarium är väsensskilda i form och upplägg i den fysiska världen, behöver skillnaderna bli tydligare online.

Tekniken var sämre förut, och därför lever många kvar med låga förväntningar på vad vi kan göra på digitala möten.

Jens Edlund, forskare på KTH

Förstå den digitala mötespsykologin

Jens Edlund är forskare vid avdelningen för tal, musik och hörsel på KTH. Han är också ansvarig för forskningsprojektet ”Ögonkontakt i samtal” och deltar i flera digitaliseringstudier som KTH har dragit igång i spåren av coronakrisen.

– Hundratusentals människor håller på att lära sig mer om videokonferenstjänster och hur det fungerar. Omställningen mot flera digitala möten som vi har pratat om i 20 år genomförs nu i rekordfart på grund av covid-19, säger han.

Jens Edlund ser att många skulle behöva en större förståelse för teknikens begränsningar, och vad man ska tänka på för att få ut mer av videomötena oavsett om det handlar om ett arbetsmöte eller en föreläsning. För de med bredband ger videomöten så mycket större möjligheter än bara ljud.

– Tekniken var sämre förut, och därför lever många kvar med låga förväntningar på vad vi kan göra på digitala möten. Men tekniken har utvecklats och vi kan göra så mycket mer för att utnyttja det faktum att vi faktiskt kan se varandra.

Använd kameran för att skapa närvaro

En grundläggande åtgärd för att skapa en större känsla av närvaro är att alla mötesdeltagare har sin kamera påslagen. Precis som vid ett fysiskt möte vill de andra deltagarna se ditt ansikte och få en uppfattning om vem du är och hur du reagerar på det andra säger. Se alltså till att ställa in datorn så att ansiktet syns rakt framifrån, att du inte sitter i motljus och har en lugn bakgrund.

– Människan försöker alltid ha ögonkontakt vid samtal, och ögonkontakt har stor betydelse för mänsklig kommunikation. Under samtal har vi omväxlande ögonkontakt med dem vi pratar med. Vi försöker i vår forskning se hur vi kan få till blicken under videosamtal så att det känns som att deltagarna verkligen tittar varandra i ögonen, säger Jens Edlund.

Skapa närvaro med bakgrundsljud

Ett annat sätt att skapa närvaro i det digitala rummet är att tillåta bakgrundsljud. Jens Edlund har ofta möten med 25 deltagare eller fler.

– Precis som i ett vanligt möte hör man harklingar och hostningar, men det gör mycket för stämningen och för känslan för den som talar att kunna uppfatta deltagarnas reaktioner på det som sägs eller visas.

Med hjälp av några enkla knep går det att skapa både bättre bild och ljud under videokonferensen.

En nackdel med videomöten är att det fortfarande finns en viss teknisk begränsning som gör att ljudet kan komma med en viss fördröjning. Det kan leda till osäkerhet om vem som ska tala och när. Då kan det vara bra antingen att ha satt regler för turtagning från början eller ha en mötesledare som fördelar ordet.

– Det är stora skillnader i turtagningen i ett videomöte och ett fysiskt samtal. Men jag tycker mig märka att folk börjar vänja sig mer och mer, säger Jens Edlund.

Lätt att bli missförstådd

Måns Jonasson är internetexpert på Internetstiftelsen. Han konstaterar att det tar tid att lära sig nya saker och verktyg. Ett exempel är att det fortfarande är svårt att tolka nyanser och känslor i textform. Det är en orsak till varför det finns emojier som förstärkare när vi skriver korta meddelanden till varandra.

Porträtt av Måns Jonasson, Internetstiftelsen

– Det är viktigt att förstå hur lätt vi människor missförstår varandra när vi inte ses och får hela bilden. I digitala möten behöver du lära dig att prata lite långsammare, artikulera mer och le mer – alltså överdriva det vi tar för givet i mellanmänsklig kommunikation.

När det gäller möten som behöver gå lite snabbare och vara rappare, som vid brainstorming eller andra kreativa möten, anser Måns att det blir tydligt att dagens digitala lösningar har begränsningar.

Det blir sällan riktigt bra "flow" i videomöten eftersom de dras med viss fördröjning.

Måns Jonasson, internetexpert på Internetstiftelsen.

– Det blir sällan ett riktigt bra "flow" i videomöten eftersom de fortfarande dras med en viss fördröjning. Det gör det svårt med snabba ordväxlingar, så den typen av möten föredrar jag faktiskt att ta över vanlig telefon.

Men situationen med allt mer distansarbete har gjort att utvecklingen för tekniken och antalet användare av videmöten har skjutit i höjden. Det betyder att i takt med att allt fler arrangerar och deltar i digitala möten blir de också snabbt bättre. Snart kan vi lägga mindre tid på teknik, struktur och mötesformalia och koncentrera oss på innehållet och det mänskliga mötet.

Tips för bättre videomöten

  1. Anpassa din planering. Ett videomöte behöver en annan planering än ett fysisk möte. Var tydlig med syfte, upplägg och formen för mötet.
  2. Skapa ramar och riktlinjer för mötet. Vad gäller för mötet? Det kan handla om att tydligt berätta hur agendan ser ut, hur lång tid som olika moment förväntas ta, hur deltagarna förväntas bidra till mötet och hur chatten ska användas.
  3. Skapa utrymme för samtal. Ett möte handlar ofta om att interagera. Bestäm dig och var tydlig med vilken typ av möte det handlar om. Är det en föreläsning eller webbinarium kanske du kan låta deltagarna ta del av inspelningen i förväg, enskilt och bara ha interaktionsdelen gemensamt.
  4. Ha koll på tekniken. Testa tekniken i god tid innan och uppmuntra folk som känner sig osäkra att logga in tidigare till mötet för att säkra att tekniken fungerar.

Tips för ökad närvarokänsla

Om tekniken tillåter: Se till att skapa närvaro även i det digitala mötesrummet. Det handlar om att komma i stämning genom att se och höra andra i gruppen, och att de som deltar är mer mentalt närvarande i rummet.

  1. Ögonkontakt. Se till att folk har på sin video, det ställer krav på engagemang från den som deltar och ger den som håller i mötet en chans att dra nytta av videosamtalets fördelar och tolka deltagarnas kroppsspråk.
  2. Öronkontakt. Se till att folk har sina mikrofoner på hela tiden för att få ökad responssnabbhet. På så sätt känns det mer som ett samtal och flödet avbryts inte av att någon ska sätta på sin mikrofon.
  3. Bakgrundsljud. Låt bakgrundsljudet vara med om det går. Brukar fungera i grupper på upp till 25 deltagare. Precis som i ett fysiskt möte hörs eventuella harklingar och hostningar, men gör att den som talar slipper mötas av en onaturlig tystnad och har möjlighet att uppfatta deltagarnas reaktioner. Det ställer också högre krav på hänsyn från deltagarna som ökar närvarokänslan.

Läs mer om KTH:s forskning om tal, musik och hörsel på KTH:s webbplats.