Hur vet vi om en datasatsning är värd att genomföra? Nyttokalkylering ger ett enkelt men kraftfullt stöd för att fatta välgrundade beslut och skapa samsyn i organisationen.

Genom att väga kostnader mot möjliga nyttor – ekonomiska såväl som samhälleliga – blir det lättare att förstå effekterna av att öppna eller dela data.

Vad är nyttokalkylering?

Nyttokalkylering handlar om att jämföra kostnader och nyttor för ett projekt eller en satsning, t.ex. att öppna en datamängd publikt eller dela information mellan verksamheter. Det är ett verktyg för att synliggöra effekter, skapa bättre beslutsunderlag och öka förståelsen för värdet av data.

Det behöver inte vara exakt. Tvärtom gäller ofta principen: "bättre att ha nästan rätt än exakt fel." En enkel kalkyl kan räcka långt för att visa på potentialen.

Så går det till

En nyttokalkyl kan sammanställas i fem steg:

1. Beskriv insatsen – Vad är det som ska göras? Exempelvis att öppna en viss datamängd eller möjliggöra intern datadelning.
2. Beräkna kostnader – T.ex. personal, teknik, infrastruktur och förvaltning.
3. Identifiera nyttor – T.ex. effektivare processer, kortare handläggningstid, ökad transparens eller bättre samverkan.
4. Utvärdera tidshorisonten– När infaller nyttorna och hur länge består de?
5. Bedöm om nyttan överstiger kostnaden – Vad blir återbetalningstiden?

Exempel: Öppen eller delad data

Att öppna eller dela en datamängd kan kosta 100 000 kronor – men sparar 500 000 kronor i effektivare handläggning och ger samtidigt nya tjänster till medborgarna och bättre intern samordning.

Sekundäranvändning skapar ytterligare värde

En datamängd som öppnas eller delas kan ofta användas i flera olika sammanhang – långt bortom det ursprungliga syftet. Det kallas sekundäranvändning och innebär att andra verksamheter, forskare, företag eller civilsamhället kan återanvända data för nya lösningar, analyser och innovationer. Det gör nyttokalkyleringen ännu viktigare: värdet av data är ofta större än det först verkar.

Anpassa till er verksamhet

Olika organisationer har olika mål och kontext. Därför behöver nyttokalkylen justeras utifrån era styrdokument, mål och visioner. Kvalitativa nyttor – som förbättrat beslutsstöd, ökad rättssäkerhet eller stärkt förtroende – är ofta minst lika viktiga som de ekonomiska.

Ett praktiskt verktyg – som utvecklas löpande

Vi erbjuder ett enkelt kalkylstöd i Excel där ni kan mata in uppgifter om kostnader, nyttor och tidshorisont – både för öppen och delad data. Verktyget ger en snabb och visuell uppskattning, utan att kräva omfattande analyser.

Ta gärna del av vårt presentationsmaterial i Powerpoint , här kan du plocka de delar som passar din organisation bäst.

Vi kommer att vidareutveckla kalkylstödet kontinuerligt, bland annat med förbättrade funktioner och anpassningar för olika typer av användare. På sikt kommer vi också att publicera konkreta exempel och mallar som stöd för er som vill komma igång snabbt.